Hoe Doctena het afsprakenbeheer voor praktijken vereenvoudigde

Gepubliceerd op 19/05/2025

Elke zorgpraktijk kent het probleem — de telefoon die de hele dag rinkelt, e-mails die zich opstapelen en een constant heen en weer om afspraakmomenten te vinden die zowel voor patiënten als zorgverleners werken. Voor Praktijk Heinix, een drukke tandartspraktijk in Antwerpen, was dit lange tijd de dagelijkse realiteit — tot ze overstapten op Doctena.

“We hebben eindelijk de juiste tool gevonden,” zegt Lauranne van Gemert, de praktijkmanager. Met een online boekingssysteem dat écht voor hen werkt, is het verschil aanzienlijk: minder tijd besteed aan administratieve taken, minder onderbrekingen rond afspraken en meer tijd om zich te concentreren op patiëntenzorg.

Administratieve overbelasting verminderen

Een praktijk runnen draait om veel meer dan alleen het inplannen van patiënten. Tussen het beantwoorden van oproepen, het beantwoorden van e-mails en zorgen dat de agenda vlot loopt door, neemt administratief werk een enorm deel van de dag in beslag.

“Met Doctena is alles gecentraliseerd en gemakkelijk terug te vinden,” legt Lauranne uit. “Vroeger verloren we zoveel tijd alleen al met het afhandelen van afspraken. Nu gaat die tijd naar belangrijkere taken.”

En de cijfers bewijzen het. Bij Praktijk Heinix wordt 75% van alle algemene controles via Doctena geboekt. De overige 25% zijn vervolgafspraken die ter plaatse worden gepland. Dat is een aanzienlijke verschuiving ten opzichte van handmatig boeken — iets waar veel secretariaten en praktijkmanagers zich in zullen herkennen.

Minder oproepen, minder e-mails — een vlottere werking

Voor het gebruik van Doctena was het inplannen van afspraken tijdrovend. Patiënten belden of mailden, en elk verzoek moest afzonderlijk worden afgehandeld. “Nu boeken patiënten zelf en hoeven we niet langer heen en weer te gaan om een geschikt moment te vinden,” zegt Lauranne. “Het systeem doet het voor ons._”

Dit bespaart niet alleen tijd — het betekent ook minder planningsfouten en een beter georganiseerde agenda.

Hoe patiënten zich aanpassen aan online boeken

Overstappen op een online systeem ging niet zonder uitdagingen. In het begin worstelden sommige patiënten met het bevestigingsproces. Kleine inconsistenties — zoals een extra spatie of een ontbrekende komma in hun gegevens — zorgden soms voor problemen bij het ontvangen van sms-bevestigingen. Maar na verloop van tijd werden die technische problemen opgelost.

Zoals bij elke verandering hadden sommige patiënten tijd nodig om zich aan te passen, vooral degenen die minder vertrouwd zijn met digitale tools. De meesten waarderen nu echter het gemak om op elk moment afspraken te boeken zonder tijdens de kantooruren te hoeven bellen.

Een flexibel systeem dat zich aanpast aan de praktijk

Een van de meest waardevolle aspecten van Doctena is de flexibiliteit. In tegenstelling tot generieke planningstools kunnen klinieken hun boekingsopties aanpassen aan hun specifieke behoeften. “We zijn een groepspraktijk met meerdere locaties en verschillende tandartsen die op verschillende uren werken,” legt Lauranne uit. “Niet iedereen wil dezelfde behandelingen beschikbaar voor online boeking. Met Doctena kunnen we beslissen wat zichtbaar is voor patiënten en wanneer bepaalde tijdslots openstaan.”

Dit niveau van controle zorgt ervoor dat de planning voor zowel zorgverleners als patiënten werkt, zonder onnodige complicaties.

Een frustrerend verleden — een betrouwbaardere oplossing

Voor de overstap naar Doctena gebruikte Heinix een ander online agenda-systeem — maar dat voldeed niet aan hun behoeften.

“De communicatie met onze vorige aanbieder verliep traag,” herinnert Lauranne zich. “Soms moesten we dagen of zelfs weken op een reactie wachten. En het systeem zelf was niet gebruiksvriendelijk. Toen een collega vertrok, moest ik het plots beheren, maar ik kreeg nooit echt een degelijke introductie.”

Met Doctena is het anders.

“Het ondersteuningsteam neemt zelf contact met ons op — zelfs als wij geen vraag stellen. En als we wel een vraag hebben, is de chatfunctie ongelooflijk handig,” zegt Lauranne. Snelle toegang tot echte ondersteuning maakt een groot verschil in de dagelijkse werking.

Meer tijd voor wat ertoe doet

Uiteindelijk willen praktijkmanagers, secretariaten en zorgprofessionals vooral meer tijd om zich te concentreren op patiëntenzorg, niet op administratief werk.

“Het grootste voordeel? Ik heb eindelijk tijd om me op andere dingen te concentreren,” zegt Lauranne.

En dat is wat een efficiënt planningssysteem zou moeten doen — op de achtergrond werken zodat artsen, secretariaten en praktijkmanagers zich kunnen richten op wat er echt toe doet.