Digitale artsen – online afspraken boeken in trend

Gepubliceerd op 15 juli 2018

Zo veel dingen kunnen nu via het internet worden geboekt en geregeld: een vakantie, een tafel in een restaurant, evenementtickets en zelfs een bankrekening. Voor de klant betekent dit een groot pluspunt qua flexibiliteit en minder tijd in de wacht; voor de aanbieder betekent het minder tijd aan de telefoon voor medewerkers en een aanzienlijke verhoging van de efficiëntie voor alle betrokkenen. Wie stapt vandaag de dag nog in een trein zonder de dienstregeling op zijn mobiel te bekijken, zelfstandig het juiste tijdstip te kiezen en het ticket online te boeken? Zelfs gepensioneerden en oudere mensen zijn steeds meer verbonden met het internet en weten hoe ze de voordelen van deze technologie kunnen benutten.

Maar hoe zit het met de afspraak bij de dokter? Dat is het onderwerp dat we in deze uitgave van digitale artsen willen aansnijden.

Onze gesprekspartner Ing. Stefan Keller, MBA, CEO van Doctena Zwitserland en Oostenrijk, heeft enkele vragen voor ons beantwoord. Sinds enkele jaren is de trend in de gezondheidsberoepen ook gericht op het online boeken van afspraken. Op tijd bij een dokter geraken kan een uitdaging zijn, vooral voor mensen met een stressvolle job. 's Ochtends voor het werk is de dokter niet altijd open, tijdens de middagpauze hang je vaak lang in de wacht of is het kabinet ook gesloten, en zelfs 's avonds kun je je huisarts niet elke dag bereiken.

INTERVIEW MET STEFAN KELLER

med.ium: een arts uit Salzburg, die we om een praktijkverslag vroegen, vertelde ons dat Mednanny het meest geavanceerde product op de markt was. Hij had nog niet van Doctena gehoord. Onze marketingspecialist zei dat Mednanny en Doctena hetzelfde bedrijf zijn. Om mogelijke verwarring te voorkomen: hoe en waarom is Mednanny Doctena geworden?

Keller: Doctena is een van de toonaangevende aanbieders van afspraakplanningsoplossingen voor artsen in Europa en is marktleider in zes landen. In het kader van zijn expansiestrategie nam Doctena in het najaar van 2017 A3L e-solutions over, dat het product 'Mednanny' distribueert. Zo werd 'Mednanny' 'Doctena-Mednanny'. Door de bedrijven samen te brengen, profiteren 'Mednanny'-gebruikers van de ontwikkelingscapaciteit en ervaring van Doctena, evenals van onze producten (bv. 'Doctena-Pro'), die de mogelijkheden van 'Mednanny' zeer goed aanvullen. Een klassieke win-winsituatie.

med.ium: hoe profiteert een arts in zijn dagelijkse routine van zo'n online planningsoplossing? Op welke manier ondersteunt de software hem?

Keller: online planning maakt deel uit van de Doctena-oplossing. Daarnaast biedt Doctena een afsprakenplanner aan, die ook het inplannen in de praktijk veel eenvoudiger en sneller maakt. Met online afspraken boeken kiest de patiënt zelfstandig zijn afspraak, op basis van beschikbaarheid, waardoor de boekingsinspanning voor de praktijk bijna nul wordt. Elke praktijk staat vrij om te bepalen wanneer ze welke afspraken beschikbaar willen maken. Naast online boeken door patiënten biedt Doctena ook andere opties, zoals een verwijzingsmodule waarmee verwijzende artsen de afspraak voor patiënten rechtstreeks bij de specialist kunnen boeken, in plaats van een fax te sturen zoals vroeger vaak het geval was. Ook afspraakherinneringen aan patiënten leiden tot meer patiëntloyaliteit en minder gemiste afspraken. De focus van deze cloud-based software (geen installatie, vanaf overal toegankelijk) ligt op gebruiksgemak, zowel voor de praktijk als voor de patiënt.

med.ium: wie is jullie doelgroep? Is jullie software vooral interessant voor electieve artsen, of profiteren ook ziekenfondsartsen ervan?

Keller: Doctena is uitermate geschikt voor zowel electieve artsen als voor ziekenfondspraktijken van alle specialismen, hoewel de behoeften kunnen verschillen. De focus ligt op het verhogen van de efficiëntie van praktijkprocessen, waardoor tijd wordt bespaard en kosten worden verlaagd. De mogelijkheid om online afspraken te boeken biedt een dienst waar veel patiënten naar verlangd hebben: 24/7 toegankelijk vanaf overal, zelfs buiten de kantooruren. Voor praktijken die hun patiëntenbestand willen uitbreiden, is online boeken ook een belangrijk onderdeel, omdat ook potentiële patiënten meteen een afspraak kunnen boeken.

med.ium: stel dat een arts zijn patiënten de mogelijkheid wil bieden om op elk moment online afspraken te boeken en nu voor de keuze staat welke online planningsoplossing hij zal gebruiken. Zijn praktijksoftware-leverancier zou zo'n oplossing hebben, maar hij vindt ook enkele aanbieders op het net. Nu leest hij ons artikel hier. Welke criteria moet hij gebruiken om te beslissen? (Waar zie je de voordelen van een zuivere online planningsoplossing zoals Doctena ten opzichte van de oplossingen die ook door praktijksoftware-leveranciers worden aangeboden?)

Keller: bij de beslissing welke oplossing het best is, staan de individuele behoeften van elke praktijk uiteraard centraal. De integratie in het bestaande systeem pleit voor de online afspraakoplossing van een praktijksoftware. Doctena beschikt echter over een groot aantal interfaces die deze koppeling tot stand brengen met gerenommeerde softwareoplossingen.

Bij het vergelijken van oplossingen op het net is de prijs vaak de doorslaggevende factor. Er moet echter rekening mee worden gehouden dat deze oplossingen meestal niet zijn afgestemd op medische praktijken en daarom de behoeften van een praktijk doorgaans niet goed kunnen weergeven. Een kapsalon heeft andere boekingsbehoeften dan een artsenkabinet. Wat in een medische praktijk pleit voor Doctena, is dat de online planning is afgestemd op artsen en dat de integratiemogelijkheden met de praktijksoftware veelzijdig zijn. Daarnaast heeft Doctena een lokale aanwezigheid in zijn markten om praktijken tijdens de implementatie volledig te ondersteunen. Het succes van online afspraken boeken staat of valt met de juiste implementatie. Een goed werkende online boekingsoplossing is meer dan alleen een 'boek nu'-knop. Daarachter schuilt een grote dosis knowhow en ervaring (inclusief het gebruik op mobiele toestellen), die Doctena meebrengt en voortdurend uitbreidt met een ontwikkelteam van 20 personen.

med.ium: waarom heeft Doctena beslist tegen een beoordelingssysteem voor artsen? In sommige gevallen wordt dit ook door concurrenten aangeboden. Waar zie je de kansen, maar ook de risico's voor artsen in een beoordelingssysteem?

Keller: dat klopt niet (langer) helemaal. Doctena biedt artsen de mogelijkheid om feedback of beoordelingen van patiënten te ontvangen. Omdat we onszelf echter vooral als een product zien dat de efficiëntie verbetert, ligt de focus niet op beoordelingen of op ons platform om artsen te vinden, in tegenstelling tot sommige andere aanbieders. In veel domeinen zijn beoordelingen vandaag een belangrijk middel voor klanten en ook patiënten om hun aanbieder te kiezen. Het beoordelen van een arts is echter op vele manieren niet eenvoudig, zeker wanneer het gaat om het evalueren van de prestaties van een arts. Voor artsen brengt de beoordeling ook gevaren met zich mee — dat is duidelijk geworden door geschillen en zelfs rechtszaken in het buitenland. Doctena heeft besloten een nieuwe weg te bewandelen en artsen niet met sterren te beoordelen, maar aanbevelingen te geven. Het voordeel is dat de negatieve aspecten worden geëlimineerd en tegelijk wordt voldaan aan de behoefte van de patiënt aan een aanbeveling (want daar zijn patiënten naar op zoek). Doctena is momenteel bezig met de implementatie van dit systeem in Oostenrijk, na andere landen.

med.ium: hoe kan Doctena worden geïntegreerd in de homepage van de arts? Welke moeite moet de arts/gebruiker doen om de software te integreren? Is er ondersteuning van jullie kant voor de arts?

Keller: de integratie van Doctena in de homepage is uiterst eenvoudig. Er zijn hier twee mogelijkheden. De eerste is een link naar de professionele pagina van de arts op het Doctena-platform, waar de boeking plaatsvindt. Voor merkbewuste praktijken is er ook de optie om de professionele pagina volgens hun eigen kleurencodes te ontwerpen: een 'branded page'. Een andere mogelijkheid is om een 'branded' widget/plug-in te gebruiken. Nog een optie is om het boeken volledig via een widget/plug-in op de praktijkpagina te laten verlopen. Hiervoor hoef je alleen een verstrekte code te kopiëren in de bestaande homepage. Dit kan zelf of met behulp van de webmaster gebeuren. Doctena kan hierbij helpen, maar dit gebeurt meestal door de praktijk (of webmaster) zelf. De integratie is meestal een kwestie van enkele minuten, maar is essentieel voor het succes van de online afspraak.

med.ium: communiceert de software van Doctena met de praktijksoftware van de arts? Welke systeeminterfaces bestaan er, welke zijn gepland? Met welke besturingssystemen kan Doctena communiceren? Apple Calendar, Windows en ook Linux?

Keller: ja, Doctena beschikt over interfaces met veel gerenommeerde praktijksoftwareoplossingen, waaronder Alphadoc, Kopfwerk, Ganymede en meer. Doctena heeft een open interface waarmee softwareleveranciers kunnen koppelen met de afspraakoplossing. Doctena kan ook individueel verbinding maken met praktijksoftwareoplossingen als daar behoefte aan is. Omdat de Doctena-oplossing in de cloud wordt geïmplementeerd, is ze besturingssysteemonafhankelijk. De enige vereisten zijn een browser en internettoegang. Het voordeel hiervan is dat onderhoudskosten verdwijnen, automatische updates plaatsvinden, maar ook dat Doctena op tablets en smartphones kan worden gebruikt.

med.ium: als er nog iets is dat je ons over online planning wil vertellen en je je product kort wil voorstellen, zouden we daar blij mee zijn!

Keller: de vraag over online planning is niet óf of wanneer ze er zal komen. Ze is er al! Een steeds groter deel van de samenleving koopt, leest, werkt en organiseert zijn dagelijks leven online. Afspraken boeken in het hotel, bij de kapper of in het restaurant is vandaag onmisbaar. Binnen enkele jaren zal de meerderheid van de medische afspraken online worden geboekt, en uiteindelijk zal online afspraken boeken vroeg of laat een must zijn voor elke praktijk, net als de computer of de homepage. Zo veel vanuit het patiëntperspectief. Voor de praktijk zelf is geoptimaliseerd afspraken boeken ook belangrijk om capaciteit weg te halen van de telefoon naar waardetoevoegende activiteiten, vergelijkbaar met de introductie van de computer of fax. Doctena dekt precies deze twee aspecten: a) de optimalisatie van het boeken van afspraken in de praktijk en b) een dienst die voldoet aan de behoeften van patiënten. De individuele behoeften variëren van praktijk tot praktijk en Doctena heeft een oplossing voor de meeste daarvan. De beste aanpak is een vrijblijvend gesprek om te bespreken welke onderwerpen in de betreffende praktijk op de voorgrond staan en welke doelen moeten worden bereikt. Daarna is de implementatie van een passende afspraakoplossing

PRAKTIJKVERSLAG

We hebben ook een interview gehad met dr. Emanuel Gollegger en zo boeiende inzichten uit de praktijk verkregen. Voor dr. Gollegger is flexibiliteit vanuit het perspectief van de arts ook een belangrijk criterium voor de online planningsoptie op zijn homepage. Als praktiserend electief arts, urgentiearts en bijkomende arts in twee Salzburgse ziekenhuizen is elke afspraak die online wordt geboekt zonder zijn tussenkomst veel waard voor hem. De afspraken worden gestructureerd weergegeven, gesorteerd per categorie en vaak begeleid door korte informatie van de patiënt over de reden van het bezoek.

De patiënt kan zijn afspraak vrij kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijst, 24 uur per dag en zelfs in het weekend. Afspraken vergeten is voor patiënten ook bijna onmogelijk, omdat de meeste aanbieders van online afspraken herinneringsberichten versturen.

TRANSCRIPT VAN HET INTERVIEW MET DR. GOLLEGGER

Toen hij zijn electieve praktijk startte, was dr. Gollegger op zoek naar een flexibel maar gestructureerd afspraakboekingssysteem. Door zijn medisch werk in het LKH Salzburg, in het privéziekenhuis Wehrle en als urgentiearts, was het belangrijk dat hij niet elke afspraak telefonisch hoefde te maken. Een andere reden voor een online afspraakboekingssysteem was dat hij het online afsprakensysteem als patiënt zelf al zeer positief had ervaren. Een betere planning van afspraken en sms-herinneringen voor patiënten waren belangrijk voor hem. Tijdens zijn zoektocht sprong de zeer volwassen oplossing van 'Mednanny' eruit.

Omdat hij al een artsenprofiel had aangemaakt op het zoek- en evaluatieplatform 'Docfinder', en deze aanbieder net online afspraken had geïntroduceerd, was de keuze van softwarepartner voor de hand liggend. Hij kreeg zeer professionele ondersteuning bij het aanmaken van zijn profiel. Inmiddels boekt ongeveer de helft van zijn patiënten zelfstandig hun afspraken online, wat voor hem als arts een grote verlichting is. Bij het kiezen van een afspraak worden alleen vrije momenten ter beschikking gesteld om uit te kiezen, en veel van de informatie over het type onderzoek dat nodig is, kan al via internet worden doorgegeven. Daardoor kan hij zich als arts beter voorbereiden en meer tijd hebben voor de patiënt zelf.

Bron: https://www.aeksbg.at/presse-service/medien/medium/2022.

Klaar om met Doctena te starten?

Aan de slag