Wie Doctena das Terminmanagement für Praxen vereinfacht hat

Veröffentlicht am 19.05.2025

Jede Praxis kennt es: Das Telefon klingelt den ganzen Tag, E-Mails stapeln sich, und es braucht ständiges Hin und Her, um Termine zu finden, die für Patienten und Behandelnde gleichermaßen passen. Für Praxis Heinix, eine vielbesuchte Zahnarztpraxis in Antwerpen, war das einst Alltag – bis sie zu Doctena gewechselt sind.

„Wir haben endlich das richtige Tool gefunden,“ sagt Lauranne van Gemert, die Praxismanagerin. Mit einem Online-Buchungssystem, das wirklich für sie funktioniert, ist der Unterschied deutlich spürbar: weniger Zeit für administrative Aufgaben, weniger terminbedingte Unterbrechungen und mehr Zeit für die Patientenversorgung.

Weniger administrative Belastung

Eine Praxis zu führen, bedeutet weit mehr, als Patienten Termine zuzuweisen. Zwischen Telefonaten, E-Mail-Antworten und der Sicherstellung eines reibungslosen Praxisalltags nimmt die Verwaltungsarbeit einen großen Teil des Tages ein.

„Mit Doctena ist alles zentralisiert und leicht zu finden,“ erklärt Lauranne. „Früher haben wir so viel Zeit nur mit der Terminorganisation verloren. Jetzt fließt diese Zeit in wichtigere Aufgaben.“

Die Zahlen sprechen für sich. In der Praxis Heinix werden 75 % aller allgemeinen Kontrolltermine über Doctena gebucht. Die übrigen 25 % sind Folgetermine, die persönlich vereinbart werden. Das ist eine deutliche Verschiebung gegenüber der manuellen Buchung – ein Wandel, den viele Sekretärinnen und Praxismanagerinnen sicher nachvollziehen können.

Weniger Anrufe, weniger E-Mails – ein flüssigerer Arbeitsablauf

Vor der Nutzung von Doctena war die Terminvergabe zeitraubend. Patienten riefen an oder schrieben E-Mails, und jede Anfrage musste einzeln bearbeitet werden. „Jetzt buchen Patienten selbst, und wir müssen nicht mehr hin und her schreiben, um einen passenden Termin zu finden“, sagt Lauranne. „Das System macht das für uns._“

Das spart nicht nur Zeit – es bedeutet auch weniger Planungsfehler und einen organisierteren Terminkalender.

Wie sich Patienten an die Online-Buchung gewöhnen

Der Umstieg auf ein Online-System war nicht ganz ohne Hürden. Anfangs hatten manche Patienten Schwierigkeiten mit der Bestätigung. Kleine Inkonsistenzen – etwa ein zusätzliches Leerzeichen oder ein fehlendes Komma in den Angaben – führten gelegentlich dazu, dass SMS-Bestätigungen nicht ankamen. Mit der Zeit wurden diese technischen Probleme jedoch behoben.

Wie bei jeder Veränderung brauchten manche Patienten Zeit, um sich anzupassen, vor allem jene, die mit digitalen Tools weniger vertraut sind. Die meisten schätzen heute jedoch den Komfort, jederzeit Termine buchen zu können, ohne während der Bürozeiten anrufen zu müssen.

Ein flexibles System, das sich der Praxis anpasst

Einer der wertvollsten Vorteile von Doctena ist seine Flexibilität. Anders als generische Planungstools erlaubt es Praxen, die Buchungsoptionen passgenau zu konfigurieren. „Wir sind eine Gruppenpraxis mit mehreren Standorten und unterschiedlichen Zahnärzten, die zu verschiedenen Zeiten arbeiten,“ erklärt Lauranne. „Nicht alle wollen dieselben Behandlungen für die Online-Buchung freigeben. Mit Doctena können wir festlegen, was Patienten sehen und wann bestimmte Zeitfenster verfügbar sind.“

Diese Steuerung sorgt dafür, dass die Terminplanung sowohl für Behandelnde als auch für Patienten gut funktioniert und unnötige Komplikationen vermeidet.

Eine frustrierende Vergangenheit – eine verlässlichere Lösung

Vor dem Wechsel zu Doctena nutzte Heinix ein anderes Online-Terminsystem – doch dieses entsprach nicht ihren Anforderungen.

„Die Kommunikation mit unserem vorherigen Anbieter war langsam,“ erinnert sich Lauranne. „Manchmal mussten wir Tage oder sogar Wochen auf eine Antwort warten. Und das System selbst war wenig benutzerfreundlich. Als eine Kollegin gegangen ist, musste ich es plötzlich verwalten, ohne je eine richtige Einführung erhalten zu haben.“

Mit Doctena ist das anders.

„Das Support-Team meldet sich aktiv bei uns – auch dann, wenn wir uns nicht zuerst gemeldet haben. Und wenn wir doch einmal eine Frage haben, ist die Chat-Funktion unglaublich hilfreich,“ sagt Lauranne. Schneller Zugriff auf echten Support macht im Praxisalltag einen großen Unterschied.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Was sich Praxismanagerinnen, Sekretärinnen und Gesundheitsfachkräfte am meisten wünschen, ist mehr Zeit für die Patientenversorgung – nicht für Verwaltungsarbeit.

„Der größte Vorteil? Ich habe endlich Zeit, mich anderen Dingen zu widmen,“ sagt Lauranne.

Und genau das sollte ein effizientes Terminsystem leisten – im Hintergrund arbeiten, damit Ärztinnen, Ärzte, Sekretärinnen und Praxismanagerinnen sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.