Comment Doctena a simplifié la gestion des rendez-vous des cabinets

Publié le 19/05/2025

Chaque cabinet de santé connaît la difficulté : téléphone qui sonne sans cesse, e-mails qui s’accumulent et incessants échanges pour trouver des créneaux de rendez-vous qui conviennent à la fois aux patients et aux praticiens. Pour le cabinet Heinix, un cabinet dentaire très actif à Anvers, c’était la réalité quotidienne, jusqu’à leur passage à Doctena.

« Nous avons enfin trouvé le bon outil », confie Lauranne van Gemert, responsable du cabinet. Avec un système de prise de rendez-vous en ligne qui fonctionne vraiment pour eux, la différence est significative : moins de temps consacré aux tâches administratives, moins d’interruptions liées aux rendez-vous et davantage de temps pour se concentrer sur les soins aux patients.

Réduire la surcharge administrative

Gérer un cabinet va bien au-delà de la simple planification des patients. Entre répondre aux appels, traiter les e-mails et s’assurer que l’agenda fonctionne correctement, les tâches administratives représentent une part énorme de la journée.

« Avec Doctena, tout est centralisé et facile à retrouver », explique Lauranne. « Avant, nous perdions énormément de temps rien qu’à gérer les rendez-vous. Aujourd’hui, ce temps est consacré à des tâches plus importantes. »

Et les chiffres le prouvent. Au cabinet Heinix, 75 % de tous les contrôles généraux sont pris via Doctena. Les 25 % restants sont des rendez-vous de suivi planifiés sur place. C’est un changement significatif par rapport à la prise de rendez-vous manuelle, dans lequel de nombreuses secrétaires et responsables de cabinet se reconnaîtront probablement.

Moins d’appels, moins d’e-mails : un quotidien plus fluide

Avant d’utiliser Doctena, la prise de rendez-vous prenait beaucoup de temps. Les patients appelaient ou envoyaient des e-mails, et chaque demande devait être traitée individuellement. « Maintenant, les patients prennent rendez-vous eux-mêmes, et nous n’avons plus besoin de faire des allers-retours pour trouver un horaire qui convienne, raconte Lauranne. Le système le fait pour nous._ »

Cela libère non seulement du temps, mais réduit aussi les erreurs de planification et permet un agenda mieux organisé.

Comment les patients s’adaptent à la prise de rendez-vous en ligne

Le passage à un système en ligne n’a pas été sans difficultés. Au début, certains patients ont eu du mal avec le processus de confirmation. De petites incohérences, comme un espace en trop ou une virgule manquante dans leurs coordonnées, posaient parfois problème pour la réception des confirmations par SMS. Mais avec le temps, ces difficultés techniques ont été résolues.

Comme pour tout changement, certains patients ont eu besoin de temps pour s’adapter, en particulier ceux moins à l’aise avec les outils numériques. Toutefois, la plupart apprécient désormais la possibilité de prendre rendez-vous à tout moment sans avoir à appeler pendant les heures d’ouverture.

Un système flexible qui s’adapte au cabinet

L’un des atouts les plus précieux de Doctena est sa flexibilité. Contrairement aux outils de planification génériques, il permet aux cabinets de personnaliser les options de réservation en fonction de leurs besoins spécifiques. « Nous sommes un cabinet de groupe avec plusieurs sites et différents dentistes qui travaillent à des horaires différents, explique Lauranne. Ils ne souhaitent pas tous proposer les mêmes traitements à la réservation en ligne. Doctena nous permet de décider de ce qui est visible pour les patients et de quand certains créneaux sont ouverts. »

Ce niveau de contrôle garantit que la planification fonctionne aussi bien pour les praticiens que pour les patients, en évitant les complications inutiles.

Un passé frustrant, une solution plus fiable

Avant de passer à Doctena, Heinix utilisait un autre système d’agenda en ligne, qui ne répondait pas à ses besoins.

« La communication avec notre précédent prestataire était lente, se souvient Lauranne. Nous devions parfois attendre des jours, voire des semaines, pour obtenir une réponse. Et le système lui-même n’était pas convivial. Quand une collègue est partie, j’ai dû reprendre en main la gestion du tout du jour au lendemain, sans réelle initiation. »

Avec Doctena, c’est différent.

« L’équipe support prend de nos nouvelles, même quand nous ne les contactons pas en premier. Et si nous avons une question, la fonction chat est extrêmement utile », dit Lauranne. Avoir un accès rapide à un véritable support fait une grande différence au quotidien.

Plus de temps pour ce qui compte

Au final, ce que veulent avant tout les responsables de cabinet, les secrétaires et les professionnels de santé, c’est plus de temps pour se consacrer aux soins, et non aux tâches administratives.

« Le plus grand bénéfice ? J’ai enfin du temps pour me concentrer sur autre chose », dit Lauranne.

Et c’est précisément ce que doit faire un système de planification efficace : travailler en arrière-plan pour que médecins, secrétaires et responsables de cabinet puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment.