Lange Wartezeiten im Gesundheitswesen: So verbessern Sie das Patientenerlebnis

Veröffentlicht am 14.02.2024

Patientinnen und Patienten kennen das Szenario: Tage, Wochen oder gar Monate des Wartens und der Frustration, bevor sie endlich das Sprechzimmer für die langersehnte Konsultation betreten. Ob ein Termin bei einer Dermatologin oder einer gefragten Fachrichtung – die „Terminreise“ ähnelt einem Langstreckenlauf ohne sichtbares Ziel.

Eine aufschlussreiche Studie aus dem Jahr 2022 in 15 US-Großstädten zeigt dieses Muster: Eine neue Hausarztpatientin oder ein neuer Hausarztpatient wartet typischerweise 26 Tage auf einen Termin. Während Wartezeiten in den USA als relativ lang gelten, kommen Patienten in Europa schneller an einen Termin. Generell haben die Schweiz, die Niederlande und Deutschland die kürzesten Wartezeiten im Gesundheitswesen: 87 % der Einwohner werden innerhalb eines Tages versorgt.

Kaum jemand wartet gern – schon gar nicht, wenn es um die eigene Gesundheit oder die der Angehörigen geht. Viele Patientinnen und Patienten, die Doctena in den vergangenen Jahren genutzt haben, haben genau dieses Empfinden geäußert. Termine werden überwiegend für den gleichen Tag gesucht und gebucht, wie unser Jahresbericht 2023: Einblicke in Terminbuchung, Patientenverhalten und Trends im Gesundheitswesen zeigt. 2023 buchte 1 von 4 Patienten den Termin innerhalb von 24 Stunden vor der tatsächlichen Konsultation.

Der Wunsch nach einem schnellen Termin bei einer Gesundheitsfachkraft wird immer problematischer – getrieben von der wachsenden Patientennachfrage, die den Druck auf Praxen erhöht. Die Gründe für die langen Wartezeiten sind vielfältig.

Mögliche Ursachen langer Wartezeiten

• Der Bedarf an Ärztinnen und Ärzten, insbesondere an Spezialistinnen und Spezialisten, übersteigt häufig das verfügbare Angebot. Dieses Ungleichgewicht ist vor allem in dicht besiedelten Regionen spürbar und führt zu Engpässen und deutlich längeren Wartezeiten.
• Die COVID-19-Pandemie hat das Gesundheitssystem durcheinandergebracht: Während der Lockdowns wurden zahlreiche Termine abgesagt oder verschoben. Das bedeutet, gleichzeitig Termine neu zu vereinbaren und dringende Fälle unverzüglich zu versorgen.
• Die Pandemie hat die Nachfrage nach bestimmten Fachrichtungen wie Psychologie und Psychiatrie erhöht. In mindestens sieben EU-Ländern warten Menschen laut einer Recherche der spanischen Newsroom Civio mehr als einen Monat auf einen Termin bei einer Psychologin oder einem Psychologen.

Gibt es praktische Lösungen, um Wartezeiten langfristig zu reduzieren?

Praxen müssen die Online-Terminbuchung effizient ausbauen

Bei der Online-Terminvereinbarung erwarten Patienten einen schnellen und einfachen Buchungs- und Behandlungsweg. Darauf müssen Praxen gut vorbereitet sein.

Ein vollständiges und nutzerfreundliches Terminmanagementsystem ist der erste Schritt für Gesundheitsfachkräfte. Es hilft, Verfügbarkeiten der Praxis im Blick zu behalten und nahtlos zu verwalten. Online-Buchung und automatische Bestätigungen entlasten zusätzlich das Sekretariat.

Durch die Reduktion manueller, sich wiederholender Aufgaben können Praxisteams Wartezeiten verringern, Termine wirksamer koordinieren und ggf. zusätzliche Zeitfenster für neue Anfragen freisetzen.

Online-Termine auch außerhalb der Praxiszeiten

Im vergangenen Jahr wurden 30 % der Termine auf Doctena zwischen 18 Uhr und 8 Uhr sowie 20 % am Wochenende gebucht. Die Möglichkeit, jederzeit online Termine zu buchen, bietet Patienten große Flexibilität und macht es einfacher, einen passenden Zeitpunkt zu finden.

• Patienten können jederzeit und von zu Hause aus auf eine Vielzahl an Ärztinnen, Ärzten und Gesundheitsfachkräften zugreifen.
• Sie können auch außerhalb ihres unmittelbaren Standorts nach Behandelnden suchen, die frühere Termine anbieten.
• Zusätzlich können sie Verfügbarkeiten verschiedener Behandelnder vergleichen und sich für einen kurzfristigen Termin eintragen.

Holen Sie das Beste aus kurzfristigen Verfügbarkeiten heraus

Kurzfristige Absagen sind häufig. Das ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, wartenden Patienten einen früheren Termin anzubieten.

94 % aller Ärztinnen, Ärzte und Gesundheitsfachkräfte auf Doctena nutzen die Funktion Kurzfristig verfügbare Termine.

Wie buchen Patienten kurzfristige Termine?
Patienten buchen über Doctena online ein Zeitfenster und melden sich anschließend per Klick für die Liste „Kurzfristig verfügbare Termine“ an. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald ein früherer Termin frei wird. Mit einem letzten Klick verschieben sie ihren Termin auf das frühere Datum.

Wartezeiten in der Praxis mit KI verkürzen

Auch Wartezeiten in der Praxis vor der Konsultation können sich langfristig auf den Terminzugang auswirken. Aufgrund von Zeitdruck fehlt es häufig an strukturierten Prozessen für die Patientenaufnahme, und viele manuelle Aufgaben laufen parallel. Das führt zu Terminverzögerungen und dauerhafter Überlastung der Empfangskräfte.

Eine moderne, auf ihre Abläufe zugeschnittene Terminsoftware schafft Entlastung. Zudem nutzen immer mehr Ärztinnen und Ärzte KI-gestützte Anamnese bei der Patientenaufnahme, um wertvolle Zeit im Wartezimmer zu sparen.

Doctena setzt künstliche Intelligenz gezielt ein. Durch die Integration mit Bingli, einem KI-basierten medizinischen Chatbot, sparen Ärztinnen, Ärzte und Patienten wertvolle Zeit. Vor dem Termin fragt Bingli die Patienten zu ihrer Krankengeschichte und zu Symptomen oder Beschwerden ab. So erhalten Gesundheitsfachkräfte alle wesentlichen Informationen bereits digital vor der Konsultation.

Auf dem Weg zu perfektem Patienten- und Praxismanagement

Es gibt keine universelle Lösung, um Wartezeiten auf Termine zu verkürzen. Es braucht langfristige Maßnahmen und Anstrengungen im Gesundheitssystem. Während die Patientennachfrage schwer steuerbar ist, können Ärztinnen, Ärzte und ihre Teams Prozesse vereinfachen. Mit Online-Buchungsplattformen und einem verbesserten Praxis- und Patientenmanagement gelingt langfristig ein besseres Zeitmanagement.