Zo vermindert u no-shows tijdens de herfstpiek

De meeste zorgverleners kennen het patroon: de zomer is rustig, dan komt de herfst en vult de agenda zich sneller dan verwacht. En precies midden in die golf verschijnen lege tijdslots: patiënten die drie weken geleden hebben geboekt, komen gewoon niet opdagen.

Het is verleidelijk om dit aan pech toe te schrijven. De gegevens wijzen op iets structurelers, en dat is goed nieuws, want structurele problemen hebben structurele oplossingen. Hier leest u waarom no-shows in de herfst toenemen en hoe u ze vermindert voordat de piek begint.

Waarom nemen no-shows in de herfst toe?

Volgens de boekingsgegevens van Doctena uit 2025 is juli het jaarlijkse dieptepunt qua afspraakvolume. In september stijgen de boekingen met meer dan 40%. In oktober liggen ze bijna 70% boven het zomerniveau. Het is de steilste stijging van de zorgkalender, waarbij maanden aan vraag in enkele weken worden samengeperst.

Wanneer de vraag zo snel stijgt, gebeuren er drie dingen tegelijk:

• De wachttijden lopen op. Een patiënt die in juli binnen een week werd gezien, wacht nu drie of vier weken. Hoe langer de periode tussen boeking en afspraak, hoe groter de kans dat plannen veranderen of de afspraak wordt vergeten.
• De schema’s van patiënten verschuiven. De school begint weer, werkritmes veranderen, de kinderopvang wordt opnieuw georganiseerd. Een afspraak die eind augustus is geboekt, kan half september onmogelijk bij te wonen zijn.
• Praktijken zijn nog aan het bijkomen. Baliemedewerkers keren na hun zomerverlof terug naar een achterstand, en de opvolgtelefoontjes die een wankelende afspraak normaal gesproken zouden redden, worden niet gepleegd.

Niets hiervan is een tekortkoming in de zorg. Het is het voorspelbare gevolg van een vraag die sneller stijgt dan een praktijk handmatig kan opvangen.

Automatische herinneringen: de meest effectieve manier om no-shows te verminderen

Van alles wat een praktijk kan doen, leveren automatische herinneringen het hoogste rendement op. De gegevens van Doctena laten zien dat praktijken die automatische sms- en e-mailherinneringen gebruiken tot 70% minder no-shows zien.

De reden is eenvoudig. De meeste gemiste afspraken zijn niet opzettelijk. Ze zijn weken eerder gemaakt, in een andere context, en uit het hoofd van de patiënt verdwenen. Een goed getimede herinnering hoeft niemand te overtuigen: ze brengt de afspraak alleen weer onder de aandacht terwijl de patiënt nog kan komen, of kan annuleren.

Cruciaal is dat dit gebeurt zonder iemand een extra taak te geven. Wanneer de balie al onder druk staat, gebeurt alles wat van handmatige inspanning afhangt niet consequent.

Maak van annuleringen gevulde tijdslots

Tijdens een piek is een annulering niet echt een leeg tijdslot. Het is een boeking die op een match wacht.

Een automatische wachtlijst dicht die kloof. Wanneer een patiënt annuleert, wordt het tijdslot direct aangeboden aan patiënten die om een eerdere afspraak hebben gevraagd. Het wordt opnieuw ingevuld zonder één telefoontje, en iemand die anders nog drie weken had moeten wachten, wordt eerder geholpen.

Het effect is het sterkst precies wanneer u het nodig hebt. In juli kan een geannuleerd tijdslot leeg blijven. In oktober wacht er bijna altijd iemand.

Uw checklist vóór de herfstpiek

1. Controleer de timing van uw herinneringen. Eén herinnering 24 uur van tevoren werkt minder goed dan twee: één bij de bevestiging van de boeking en één kort voor de afspraak.
2. Open uw beschikbaarheid verder vooruit. Langer zichtbare beschikbaarheid verlaagt de druk: patiënten kiezen een tijdslot dat echt past, in plaats van het eerste te pakken en later te heroverwegen.
3. Maak online annuleren moeiteloos. Ja, dat leidt tot meer annuleringen. Maar een annulering twee dagen van tevoren is een tijdslot dat u opnieuw kunt invullen; een no-show is een tijdslot dat u niet opnieuw kunt invullen.
4. Stel realistische afspraakduren in. In de herfst haalt optimistische planning u in. Uitlopende afspraken veroorzaken vertraging, en patiënten die regelmatig moeten wachten, blijven eerder weg.
5. Schakel uw wachtlijst in. Zorg ervoor dat vrijgekomen tijdslots automatisch worden aangeboden, zodat elke annulering de kans heeft een consult te worden.

Bereid u voor op de piek in plaats van erop te reageren

De herfstpiek is een van de meest voorspelbare gebeurtenissen in het jaar van een praktijk. Wat praktijken die haar opvangen onderscheidt van praktijken die erdoor overweldigd raken, is zelden capaciteit. Het is of de agenda variatie aankan zonder handmatige tussenkomst.

Een gemiste afspraak kost dubbel: u verliest het tijdslot, en de patiënt mist zorg waarvan hij al had besloten dat hij die nodig had. Automatische herinneringen en wachtlijsten helpen u no-shows aan beide fronten te verminderen, precies op het moment dat u de minste tijd te besteden hebt.

Klaar voor de herfstpiek?

Doctena helpt u no-shows te verminderen met automatische herinneringen en een slimme wachtlijst, zodat uw agenda blijft werken, ook als u volledig volgeboekt bent. Praat met ons team en zorg dat u klaar bent vóór de piek.